Zakelijke opslag en archivering voor kmo’s: geef je bedrijf opnieuw ruimte
Elke vierkante meter van je bedrijf heeft een functie en een kost. Toch verdwijnen bij veel kmo’s steeds meer vierkante meters onder archiefdozen, extra voorraad, promotiemateriaal, verpakkingen of materiaal dat maar een paar keer per jaar wordt gebruikt. Niet meteen een probleem, tot kasten uitpuilen, de voorraad een hoek van het kantoor inneemt of medewerkers telkens spullen moeten verplaatsen om te vinden wat ze nodig hebben.
Meer ruimte nodig hebben betekent gelukkig niet automatisch dat je moet verhuizen naar een groter pand. Zakelijke opslag kan een veel flexibelere oplossing zijn. Je haalt uit je bedrijfsruimte wat je niet dagelijks nodig hebt en houdt het toch binnen bereik wanneer je het wel nodig hebt.
Welke spullen verdienen echt een plaats in je bedrijf?
Een goede oefening is om eens kritisch te kijken naar wat er vandaag allemaal in je kantoor, winkel, atelier of magazijn staat. Gebruik je het dagelijks? Dan hoort het waarschijnlijk thuis op je bedrijfslocatie. Heb je het slechts enkele keren per maand, per seizoen of zelfs per jaar nodig? Dan neemt het mogelijk ruimte in die je nuttiger kunt gebruiken.
Denk aan beursmateriaal dat na een evenement maanden blijft staan, oude dossiers die je moet bewaren, een voorraad verpakkingen, promotiemateriaal voor toekomstige campagnes of seizoensproducten die pas over enkele maanden opnieuw nodig zijn. Al die zaken zijn belangrijk voor je onderneming, maar hoeven daarom niet voortdurend binnen handbereik te staan.
Vooral archivering is daar een goed voorbeeld van. Bedrijven moeten bepaalde documenten gedurende een vastgelegde periode bewaren. Hoe lang precies, hangt af van het soort document. Dat betekent echter niet dat al die administratie jarenlang in de kasten naast je bureau moet blijven staan.
Wie zijn bedrijfsarchief extern opslaat, doet er goed aan om meteen een duidelijk systeem te gebruiken. Sorteer documenten bijvoorbeeld per boekjaar of categorie, nummer de dozen en houd digitaal bij wat waar staat. Plaats documenten die je mogelijk nog regelmatig nodig hebt op een makkelijk bereikbare plek en oudere archieven verder naar achteren. Zo wordt externe opslag geen verzameling dozen, maar een georganiseerd verlengstuk van je bedrijf.
Hetzelfde principe werkt voor voorraad. Een webshop kan er extra voorraad onderbrengen, een handelszaak kan er seizoensproducten bewaren en een dienstverlenend bedrijf kan er promotiemateriaal, beursstanden of kantoorinrichting kwijt. Je houdt alleen wat je dagelijks nodig hebt op je eigen locatie.
Dat kan interessanter zijn dan meteen extra bedrijfsruimte huren. Waarom zou je permanent betalen voor een groter kantoor of magazijn wanneer je behoefte aan extra ruimte varieert?
Extra bedrijfsruimte zonder meteen groter te moeten huren
De kracht van externe opslag zit vooral in de flexibiliteit. Tijdens drukke periodes kan je meer voorraad hebben, na een verhuis kan tijdelijk extra ruimte nodig zijn en naarmate je onderneming groeit, groeit vaak ook je archief en materiaal mee.
Bij CSC in Waregem kies je een opslagunit op basis van de ruimte die je daadwerkelijk nodig hebt. Verandert die behoefte, dan kan je mee evolueren naar een andere opslagruimte. De huur is bovendien maandelijks opzegbaar. Je creëert dus extra capaciteit zonder jezelf meteen vast te leggen op een bijkomend magazijn of een groter bedrijfspand.
Voor zakelijke opslag is natuurlijk niet alleen de beschikbare oppervlakte belangrijk. Ook de omstandigheden waarin je spullen worden bewaard, verdienen aandacht. Een archief maandenlang in een vochtige kelder plaatsen of bedrijfsmateriaal bewaren op een plek met sterk wisselende temperaturen is zelden ideaal.
Daarom zijn de opslagruimtes bij CSC geklimatiseerd en geventileerd. De temperatuur wordt het hele jaar door gecontroleerd. Daarnaast is het gebouw voorzien van camerabewaking, alarm en beveiligde toegang. Je krijgt toegang met een unieke code en via de CSC-app.
Ook bereikbaarheid speelt een belangrijke rol. Wanneer een medewerker dringend materiaal nodig heeft, wil je niet afhankelijk zijn van beperkte kantooruren. Bij CSC heb je zeven dagen per week toegang van 7 tot 22 uur. Dankzij de ruime parking, overdekte laad- en loszone en beschikbare hulpmiddelen kan je dozen en goederen bovendien vlot binnen- en buitenbrengen.
Zo wordt een opslagunit veel meer dan een plek waar je spullen neerzet. Ze kan een praktisch verlengstuk van je onderneming worden. Je kantoor blijft een kantoor, je winkelruimte blijft beschikbaar voor klanten en je magazijn wordt niet onnodig gevuld met materiaal dat je pas maanden later opnieuw nodig hebt.
En misschien is dat wel de belangrijkste vraag wanneer je bedrijf stilaan uit zijn voegen begint te barsten: heb je werkelijk een groter pand nodig, of kan je de beschikbare ruimte gewoon slimmer gebruiken?
Meer plaats creëren binnen je onderneming zonder meteen uit te breiden? CSC bekijkt samen met jou hoeveel opslagruimte je nodig hebt voor je archief, voorraad of bedrijfsmateriaal. Zo betaal je niet voor onnodige vierkante meters, maar krijg je wel de ruimte om verder te groeien.
Neem contact op met CSC en ontdek welke opslagruimte bij jouw onderneming past of check hier de beschikbaarheid van onze units.
